2015年02月26日

Excelのビジネス利用における課題と対策 (4)

Excelをシステムとして使える“Auto.exl”

「Excelのビジネス利用における課題と対策」と題して,3回にわたってExcelを業務で利用する際の問題点を指摘してきました。しかしスプレッドシートでは圧倒的な装備率のExcelです。何とか課題をクリアして,Excelが持つパワーをビジネスに活用したいものです。

1. Excelの強みと弱みを分析する
 Excelの「強み」は豊富なデータ処理能力にあります。四則演算に加えて,予め準備された様々な関数が,殆どの演算処理を自動的におこないます。しかし処理手続きには人の操作を必要とします。これがExcelの「弱み」と言えるかも知れません。しかしOFFICEの考え方では,プログラムに相当する処理手続きを自動化したいなら,ACCESSを使えということなのでしょう。

 前回まで述べてきたExcelの,さまざまな問題点に共通することは,「同じ処理を繰り返しおこなう」こと,つまり定例処理が根っ子にあったことです。本来はACCESSを使うべきところを,ホームグラウンドのExcelで,無理矢理おこなってきたつけと言えるかもしれません。

2.  処理手続きは8種に集約できる
 一方,データを読み込みから帳票の出力まで,処理手続きについても分析しました。その結果,データの抽出,複数データの併合,並び替え,編集,データ集計,別データとの照合,データ更新,作表,この8つの処理に集約できました。それ以外の処理手続きはありませんでした。
 それぞれの処理手続きは定式化できます。例えば「照合」の手続きは,「キーとなる項目が合致するデータを検索して読取り必要なデータを転写する」です。キーとなる項目や転写するデータ項目は,照合の「仕様」として「仕様書シート」に記載します。

3. 業務システム生成ツール“Auto.exl”の開発
 8つの処理手続きをすべて定式化して,それぞれをVBAでプログラム化しました。それまで行ってきた処理手続きに従って,あたかもLEGOを組立てるように,システムを組立てていくことができます。
 データベースは,もちろんExcelそのものです。Book⇒Sheet⇒Cellと階層化されたデータ保持のしくみは,大規模でさえなければデータベースとして十分利用できます。

4. リアルタイム処理vsバッチ処理vsオンタイム処理
 業務は一定の「区切り」で同じ処理を行うことが必要です。受注・発注・仕入・在庫・販売・決済・粗利・・・人の動きやモノの動きのタイム・フレームは個々に発生するため,情報を一定の間隔やタイミングで同期化することが必要です。これはリアルタイム処理ではありません。タイミングを計って行うオンタイム処理といえます。オンタイムでなければ業務間で「会話」ができないからです。それぞれの業務の時間軸を整合化することが必要です。業務情報をダラダラと渡されても,後続する業務で処理ができません。それぞれの都合に合わせた情報伝達が必要であり,そのタイミングで最新の情報を処理する事がポイントではないでしょうか。
タグ:Excel
posted by 北村 at 17:19| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記
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